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Cuadrantes de clases colectivas

¿Cuáles, de cuánta duración y a qué hora?

Montse Dalmau Font y David Barranco Gil - 12/16/2010 - 3596 lecturas.
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En los últimos 10 años la industria del fitness ha sufrido una rápida evolución que afecta tanto al tipo de las actividades como al perfil de los técnicos. Este hecho está en relación directa con las necesidades y expectativas de los clientes; hemos pasado del mercado de la demanda al mercado de la oferta. Poner en marcha una serie de actividades requiere una metodología: a continuación te enseñamos qué factores has de tener en cuenta a la hora de configurar un horario de clases dirigidas equilibrado.
 
Ubicación del centro

Uno de los aspectos principales que debemos tener en cuenta a la hora de planificar el horario de clases colectivas de nuestro centro es el tipo de gimnasio y la ubicación del mismo, ¿qué queremos decir con esto? En cuanto al tipo de gimnasio nos referimos a la clientela que asiste al mismo. Las actividades programadas no serán las mismas en un gimnasio en el que la asistencia que predomina es femenina que en otros donde la mayoría son hombres. Lo mismo ocurre si nuestra clientela es gente tirando a edad más avanzada o gente joven.
Los gustos y disponibilidad de cada uno de estos sectores de población son diferentes, por lo que esto debe marcar el tipo de clase que ofertemos. Hablábamos también de la ubicación del gimnasio. La ubicación va a determinar el tipo de clases en función de la franja horaria. Es decir, si nuestro gimnasio tiene una ubicación que podríamos denominar “comercial”, posiblemente sus dos franjas “puntas” sean el mediodía y a partir de las 20:00 horas, en cambio si nos situamos en un gimnasio “local” sus franjas con más demanda serán a primera hora de la mañana y última de la tarde. Por este motivo hay dos aspectos fundamentales a conocer:
* el número usuarios que acceden al centro por franja horaria (para saber cuántas sesiones colocamos un mismo momento o de forma simultánea)
* la tipología de cliente que accede en función de la franja horaria; alguno de los perfiles más importantes son la edad y el sexo del usuario.
 
Exponemos el siguiente cuadrante a modo de ejemplo, aunque puede reflejar la realidad de algún centro:
En función del análisis que hemos comentado anteriormente, por norma general se recomienda que incluir una clase en el horario de actividades dirigidas por cada 70 usuarios que accedan al centro.
 
Franjas horarias
A la hora de organizar las actividades por franja horaria se puede optar por dos criterios: compensación vertical y horizontal. Por compensación vertical entendemos el ofrecer variabilidad a las clases dentro de una misma franja horaria, es decir en la franja de 20:00 a 21:00 de la noche, las clases no tienen porqué empezar a “en punto” o a “y media”; podemos jugar con los cuartos de hora o con los periodos de tiempo que nosotros queramos.
Ejemplo: CUADRO 1

Cuadrantes de clases colectivas
Cuadrantes de clases colectivas
Cuadrantes de clases colectivas

Igualmente podemos utilizar el concepto “non-stop”, que establece el inicio de una clase cada 15 ó 20 minutos. De esta manera damos al cliente la posibilidad de que, acceda a la hora que acceda al centro, puede disfrutar de una clase.
La compensación horizontal consiste en la variabilidad de actividades dentro de una misma franja horaria, es decir, si una misma actividad comienza todos los días de la semana a una misma hora, habrá un número determinado de usuarios que no podrán asistir porque sus actividades diarias se lo impidan.
De esta forma conseguimos dar un mayor número de posibilidades a la totalidad de los usuarios, ya que si no pueden asistir a la hora pautada para un día, pueden hacerlo otro día en el horario que se ajusta a su disponibilidad.
Ejemplo: CUADRO 2
Cuadrantes de clases colectivas
Temporalidad/permanencia
Cuando comenzamos la planificación debemos plantearnos qué duración va a tener el horario en el calendario; nos referimos a la temporalidad del mismo, es decir, va a ser quincenal, semanal, mensual, trimestral, de temporada, anual, etc. Desde un punto de vista técnico es preferible estructurar el horario con temporalidades de 2 a 3 meses mínimo; por ejemplo, un periodo trimestral podría ser de septiembre a diciembre y en enero justo cuando empieza el año nuevo cambiar de horarios. Lo más correcto sería estructurar horarios con temporalidades largas por dos motivos: el primero es que al conocer el horario al usuario le es más fácil programarse y el segundo, que para que un programa tenga beneficios sobre la salud de nuestros clientes debe tener continuidad en el tiempo. Además, al centro nos permite analizar mejor cuáles son las sesiones que funcionan y cuáles no para en el futuro poder hacer las rectificaciones pertinentes. Pero la organización de horarios de larga permanencia tiene sus inconvenientes: por un lado dificultan la introducción de modificaciones dentro del horario general. Es una dificultad relativa, ya que siempre podemos reservarnos el derecho de introducir modificaciones cuando lo estimemos oportuno, aunque una buena planificación del horario debe evitar el cambio constante y habitual de clases.
No obstante conviene reflejar siempre el derecho a cambiar instructores y programas de trabajo en la normativa del centro. También podemos tener la posibilidad de hacer actividades especiales que compensen estas posibles irregularidades que pueden aparecer en el horario.
Esto es importante aclararlo porque cuando un monitor se pone enfermo y en ese momento no tenemos sustituto para esa actividad podemos cambiar el programa. Por citar un ejemplo, una clase de Yoga no se puede dar porque el instructor no puede venir y a cambio damos una clase Pilates… La anulación de sesiones es un “no ha lugar”; hay que dar servicio siempre y más cuando el cliente ha hecho el esfuerzo de acudir al centro, cambiarse y asistir a una determinada actividad.
 
Duración
Normalmente se nos plantea la cuestión de qué duración deben tener las clases. Según los estudios presentados en IHRSA en el año 2001 (Mc Nerey, J: “How to built a dynamo group Fitness Schedule”), el nivel de retención de clientes es mayor en sesiones cortas que en sesiones largas. Las sesiones largas retienen un 54% y que las cortas un 71%. En conclusión, las sesiones cortas favorecen el nivel de retención en un 17%, por tanto, apostemos por ellas.
Tras observar un gran número de horarios de diferentes centros de toda España encontramos clases de 60, 55, 50 ó 45 minutos. Más tarde hablaremos de las “clases express”, que tienen una duración más corta, entre 10 ó 30 minutos, pero ahora vamos a por las clases más generalistas. Nuestra experiencia nos dice que lo más adecuado son las clases de 45 minutos de duración ya que tienen las siguientes ventajas:
* Son válidas para todos los usuarios. Un usuario que se está iniciando en los programas de actividades dirigidas observa que 45 minutos es una duración que puede aguantar, mientras que para un usuario “veterano”, puede aumentar la intensidad del entrenamiento y así alcanzar igualmente sus objetivos.
* Si tenemos en cuenta el tiempo que un cliente pasa en el gimnasio -más o menos unas 2 horas de media contando con la estancia en los vestuarios- con clases de 45 minutos le damos la posibilidad de realizar un mayor número y más variedad de clases procurando que esos programas sean complementarios (por ejemplo: tonificación y ciclo indoor).
* Si reducimos la duración de las clases colectivas podremos ofrecer una mayor variedad de tipología de clase a nuestros usuarios.
* Minimiza el factor miedo a una primera asistencia.
* Son clases más inclusivas y que motivan más la participación del usuario.
Mención aparte merecen las clases “express”, más cortas que las que consideramos estándar. La duración de estas clases se puede adaptar a lo que estime oportuno para conseguir los objetivos que planteamos en la actividad y así encontramos actividades de entre 10 y 30 minutos. Estas actividades nos sirven para:
* Complementar franjas horarias, es decir, no sirven para completar o implementar una clase generalista.
* Son inclusivas para usuarios no típicos de actividades dirigidas, es decir, son clases que pueden inducir a asistir a usuarios que nunca se habrían planteado ir a una actividad dirigida.
 
Descansos
¿Cuál es el tiempo adecuado entre clase y clase en una misma sala? Si tenemos en cuenta que el 66% de nuestros abonados dejan de serlo por la indiferencia o lo que es lo mismo, que la causa más importante y con más peso específico de pérdida de un cliente es por falta de atención, entenderemos que los clientes no sólo quieren que se les atienda, sino que se les tenga en cuenta. Y si juntamos este hecho con la idea ya conocida de que las sesiones dirigidas son la herramienta más útil de fidelización entenderemos porqué damos tanta importancia al tiempo que se deja entre sesión y sesión. Lo recomendable es entre 10-15 minutos. Lo más frecuente es encontrar que las clases colectivas dentro de una misma sala van una seguidas inmediatamente. No es algo que grave, pero que puede dar lugar a las siguientes situaciones:
* Descuidamos la atención al cliente. Un cliente nuevo difícilmente se dirigirá a nosotros para preguntarnos sus dudas o comentarnos sus sensaciones al finalizar la clase si justo empieza otra. Se mezclan unos usuarios con otros e incluso el monitor, si es el mismo, tiene que ponerse en situación para su próxima clase.
* Problemas de puntualidad. Resulta muy complicado respetar la puntualidad en las clases si ponemos una a continuación de la otra. Poner el equipo de sonido en marcha, el micrófono, lleva un tiempo que, aunque mínimo, no nos va a permitir respetar los horarios.
Consulta los factores que decisivos en cuanto al equipo humano, las denominaciones y las tendencias en nuestra sección de descargas.
 
Montse Dalmau Font
Doctora en ciencias de la Actividad Física y el Deporte.
Lda.Ciencias de la Act. Física y del Deporte.
Licenciada en Filosofía y Ciencias de la Educación.
Técnico Superior FEDA en Fitness y Entrenamiento Personal y en Pilates.
 Directora del Centro Viasport (Manresa)
 
David Barranco Gil
Ldo. Ciencias de la Actividad Física y del Deporte.
Maestro Especialista en Educación Física.
Técnico Superior FEDA en Fitness y Entrenamiento Personal y en Ciclo Indoor.
Director de VALGO
Investment, SL. www.valgo.es

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